Die Digitalisierung unseres Workflows begann mit einfachen Werkzeugen wie Scanner und Schredder, um eine Überflutung der Hängeregistraturen zu vermeiden. Im nächsten Schritt gingen wir gezielt auf die Versicherer zu, die digitale Prozesse favorisieren. Unser Fokus lag auf den Anbietern, bei denen wir Onlineanträge stellen konnten und die bei einfachen Geschäften durch automatisierte Verarbeitung überzeugten. Dadurch hatten wir innerhalb weniger Minuten die Police online verfügbar oder konnten sie spätestens am nächsten Morgen in unserem Online-Postfach abrufen oder über BiPRO integrieren. Diese Partner sind noch immer unsere Favoriten.
Heute berate ich vollständig digital. Ich präsentiere virtuell auf dem Bildschirm, und notwendige Unterschriften werden unkompliziert über eine E-Signatur geleistet. Auch die Verwaltungsprozesse laufen in unserem Maklerverwaltungsprogramm durchgehend digital. Gelegentlich erhalten wir Briefpost von den Gesellschaften. Diese wird umgehend eingescannt und im Verwaltungsprogramm archiviert. Sofern kein Papier zu lagern ist, wandert das Original sofort in den Schredder. Ausnahmen bilden lediglich Dokumente, für die es gesetzliche Aufbewahrungspflichten gibt. Dies führt jährlich zu einem Ordner an Papier, der jedoch nicht besonders dick ist.
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Erheblich einfachere Abläufe
Digitale Informationen sind für uns jetzt viel schneller und ortsunabhängig abrufbar, sowohl für meine Kollegin als auch für die Teammitglieder in unserer Zentrale. Außerdem brauchen wir im Büro nicht mehr jedes Jahr einen neuen Schrank, um all diese Daten zu lagern. Die Zeitersparnis ist enorm. Zudem können wir signifikant Kosten senken, da der Drucker kaum mehr zum Einsatz kommt und wir folglich seit Langem keine Patronen und kein Papier nachkaufen mussten. Der Strom, den unsere PCs benötigen, wird von der Photovoltaikanlage auf unserem Dach bereitgestellt. Die Abläufe und organisatorischen Aspekte sind erheblich einfacher geworden.
Technisch sind wir im Büro gut abgesichert. Falls das WLAN ausfällt, können wir nahtlos über mobile Daten weitermachen. Sollte ein PC oder der Strom ausfallen, setzen wir auf einen Laptop mit Akku als Lösung. Alle Daten befinden sich in der gesicherten Cloud, wodurch wir unabhängig von Festplatten sind. Die Kunden arbeiten sowohl bei der Beratung im Büro als auch während Onlineterminen ausgezeichnet an den Bildschirmen mit. Die digitalen Prozesse finden großen Anklang. Dennoch gibt es nach wie vor Kunden, die ihren Versicherungsschein lieber in Papierform erhalten möchten, weil sie etwas abheften und nicht alles digital organisieren wollen.
Bedenken, die manche Makler gegen eine weitergehende Digitalisierung hegen, möchte ich nachdrücklich zerstreuen – alles, was wir hier tun, verbessert das Kundenerlebnis und ist absolut datenschutzkonform.
Zum Autor
Ralph Audörsch startete 1997 mit der Versicherungsvermittlung bei der ARAG Lebensversicherung, wechselte anschließend zum Deutschen Herold und ist seit 2004 als Vertriebspartner bei der Securess Versicherungsmakler GmbH tätig. Die Anlageberatung erfolgt unter dem Haftungsdach der Fürst Fugger Privatbank. Sein Fokus liegt auf der umfassenden Betreuung von Privatkunden, Freiberuflern und kleineren, meist familiengeführten Unternehmen. Aus diesem Grund ist er seit 2017 Generationenberater (IHK). 2022 schloss er das Seminar der Ecoreporter-Akademie sowie des Instituts für nachhaltiges, ethisches Finanzwesen e. V. (inaf) erfolgreich ab und besitzt seitdem das Zertifikat „Nachhaltigkeits-Berater (Altersvorsorge)“. In der bessergrün Akademie absolvierte Audörsch 2023 einige Module für den Nachhaltigkeits-Makler.
Checkliste für das digitale und nachhaltige Maklerbüro
- Scanner und Schredder
- Bevorzugte Anbindung von Versicherern mit BiPRO/Dunkelverarbeitung
- Maklerverwaltungsprogramm
- Beratung und Produktpräsentation via Bildschirm/Videocall
- Vertragsunterzeichnungen per E-Signatur
- Strom aus eigener PV-Anlage oder Ökostromtarif
- Energieeffiziente Geräte und Beleuchtung
- Datenspeicherung/-sicherung in Cloud
- E-Auto und Fahrrad für Vor-Ort-Termine
- Mitarbeiter sensibilisieren
- Homeoffice anbieten